断りメールの基本構成
- 件名：明確で簡潔な件名（例：「お断りのご連絡」）
- 挨拶：担当者への感謝の意を表す
- 断る理由：具体的かつ簡潔に述べる
- 感謝の言葉：これまでの対応への感謝を伝える
- 締めの言葉：丁寧に締めくくる
具体的な例文
初回相談後、他社と比較したい場合や興味が薄れた場合。
この段階では、簡潔で丁寧な断り文で十分。
件名：件名: ご相談のお礼とご連絡
本文:
○○工務店 ご担当者様
お世話になっております。先日お問い合わせさせていただきました[名前]です。
このたびは、お忙しい中ご対応いただきありがとうございました。
慎重に検討した結果、他社で進めさせていただくことに決まりました。せっかくご相談に乗っていただいたところ大変恐縮ではございますが、またご縁がありました際にはよろしくお願い申し上げます。
このたびはご親切なご対応、誠にありがとうございました。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
[名前]
提出された見積もりを比較し、他社を選ぶ場合。
相手が具体的な提案を行った後の断りとなるため、丁寧な対応が望ましい。
件名: 見積もりのお礼とご連絡
本文:
○○工務店 ご担当者様
お世話になっております。[名前]です。
このたびは見積もりをご作成いただき、誠にありがとうございました。
大変参考になりましたが、家族で話し合った結果、今回は他社にお願いすることとなりました。
丁寧に対応いただいた中、このようなご連絡となり心苦しい限りですが、またご縁がございました際にはぜひお願いしたく存じます。
このたびは本当にありがとうございました。
貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
[名前]
設計や仕様の提案を受けた後、他社を選択する場合。
この段階ではより具体的なやり取りが進んでいるため、感謝の気持ちを明確に伝えるべき。
件名: プラン提案のお礼とご連絡
本文:
○○工務店 ご担当者様
お世話になっております。[名前]です。
これまで詳細なプランのご提案や打ち合わせにご対応いただき、心より感謝申し上げます。
誠に恐縮ですが、家族で慎重に検討した結果、他社にお願いすることを決定いたしました。
ここまでお時間を割いていただいたことに深く感謝しております。心よりお礼申し上げます。
また機会がございました際には、ぜひよろしくお願いいたします。
このたびは本当にありがとうございました。
[名前]
契約寸前での断りとなるため、非常に慎重に行う必要がある。
これまでの時間や労力に対する感謝をしっかり述べる。
件名: 大切なご連絡
本文:
○○工務店 ご担当者様
お世話になっております。[名前]です。
これまで家づくりに関する丁寧なサポートをいただき、誠にありがとうございました。
大変心苦しいのですが、最終的な家族の意見を尊重し、今回は他社にお願いする運びとなりました。
ここまでご尽力いただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
貴社の真摯なご対応には深く感謝しております。今後またご縁がございましたら、どうぞよろしくお願い申し上げます。
このたびは本当にありがとうございました。
貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
[名前]
契約済みであっても、やむを得ない理由でキャンセルを申し出る場合。
違約金や今後の影響を確認しつつ、正直に理由を説明する必要がある。
件名: 工事契約に関するご連絡
本文:
○○工務店 ご担当者様
お世話になっております。[名前]です。
このたびは、工事契約に向けてご尽力いただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、家族の事情により、今回の契約をキャンセルさせていただきたいと存じます。ご迷惑をおかけすることを心よりお詫び申し上げます。
なお、キャンセルに伴う手続きや費用について、ご教示いただけますと幸いです。今後、状況が落ち着きました際には、ぜひ改めてご相談させていただきたいと考えております。
このたびは、ご期待に応えることができず、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[名前]
注意点
早めに連絡を入れる
断ると決めたら、できるだけ早く連絡を入れることが重要です。これにより、相手のスケジュール調整が容易になり、無駄な手間を省くことができます。
感謝の気持ちを伝える
断る際には、これまでの対応に対する感謝の気持ちを伝えることが大切です。これにより、後味が悪くならずに関係を終えることができます。
具体的な理由を述べる
断る理由を具体的に述べることで、相手も納得しやすくなります。例えば、予算が合わない場合や他社に決めた場合など、明確に伝えましょう。
適切なコミュニケーション手段を選ぶ
電話やメール、LINEなど、状況に応じて適切な手段を選びましょう。電話は感情が伝わりやすく、メールは詳細を伝えるのに適しています。
曖昧な断り方を避ける
曖昧な返事をすると、相手に誤解を与え、無駄な時間を費やすことになります。はっきりと断る意志を示すことが重要です。